Chaque employeur doit établir un document unique d'évaluation des risques pour la sécurité et la santé des travailleurs, au plus tard le 7 novembre 2002, et le mettre à jour au moins une fois par an et chaque fois qu'est prise une décision importante modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail, ou qu'est révélée l'existence de risques nouveaux (Décret n° 2001-1016, 5 nov. 2001, J.O. 7 nov. 2001).

Ce document doit être tenu à disposition :
- des instances représentatives du personnel (délégué du personnel, CHSCT…)
- à défaut d'instances représentatives du personnel, des personnes soumises à un risque pour leur sécurité et leur santé
- du médecin du travail
- de l'inspecteur du travail et du " médecin inspecteur du travail et de la main d'œuvre "
- des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

Le défaut de transcription des résultats de l'évaluation des risques et l'absence de mise à jour du document précité seront passibles, à compter du 7 novembre 2002, de l'amende pénale de 5ème classe (1500 euros l'employeur est une personne physique, 7500 euros si l'employeur est une personne morale).

La FNAIM a élaboré un modèle de document unique qui devrait vous être communiqué avant l'échéance du 7 novembre. Les syndics, en qualité de représentant du syndicat employeur, devront en outre établir un tel document pour le personnel des copropriétés gérées.

Une réflexion est parallèlement poursuivie, dans le cadre de la négociation collective, en vue d'établir un modèle commun à tous les employeurs de la branche.

Il est rappelé que la liste des risques proposée dans le modèle proposé par la FNAIM n'est pas limitative. Or, ce document doit lister tous les risques existants dans l'entreprise (ou l'immeuble dans lequel travaille le personnel du syndicat de copropriété). Vous devez donc si nécessaire, en tant qu'employeur (ou syndic, représentant l'employeur, si le personnel considéré est celui d'un syndicat de copropriété), compléter et adapter ce document à la situation particulière de votre entreprise (ou de la copropriété que vous gérez).

Ainsi, si vous identifiez un risque non mentionné dans cette liste, ce risque devra être rajouté dans les cases laissées vides, prévues à cet effet.

Vous devrez identifier les risques existants dans chaque unité de travail, selon le découpage que vous estimerez le plus pertinent, c'est-à-dire par exemple par :
- poste (secrétaire, négociateurs, accueil ; ou pour le personnel des copropriétés : gardien, employé d'immeuble…)
- secteur d'activité (transaction, gérance, syndic…)
- service (service du personnel, service comptabilité ; ou pour le personnel des copropriétés, s'il y a lieu : gardiennage, entretien des espaces verts …)
- établissement (découpage par succursale) ; ou pour le personnel des copropriétés : bâtiment (découpage par bâtiment)